Política de Uso del Correo Electrónico:

Aplicación de correo electrónico: aplicación que permite el envío, recepción y gestión de mensajes electrónicos entre un grupo de usuarios, cuyos ordenadores están conectados a una misma red, o bien a distintas redes siempre y cuando dichas redes estén interconectadas. El correo electrónico con salida fuera de la red implica acceso a Internet.
Todo usuario es responsable de la adecuada utilización del correo electrónico, ya que a través de su identificativo se identifica a la empresa, por lo que deberá utilizarlo exclusivamente para realizar tareas de su trabajo.
Además es responsable de informar al Responsable de Seguridad de la Información de cualquier incidencia detectada, p.e. presencia de virus, y las acciones que se hubiesen tomado de urgencia.
El correo electrónico es un servicio corporativo que proporciona PLAN FORM a los trabajadores. Todos ellos tendrán en cuenta que se trata de una herramienta de trabajo y la utilizarán cuando sus tareas de trabajo lo requieran. Cuando un usuario envía un mensaje lo remite con una dirección de red que pertenece a la propia compañía y por tanto el usuario no se identifica de forma independiente, sino como miembro de la misma, por lo que ningún usuario debe participar en foros de discusión en los que puede quedar reflejada su participación, ya que involucraría al nombre de la empresa y podría dañar su imagen.
El sistema de correo electrónico del dominio Planform.es pertenece a PLANFORM, S.L. y es parte integrante de sus Sistemas de Información, por lo que PLANFORM, S.L. puede intervenir, auditar e investigar el uso adecuado del mismo. Las cuentas están sujetas a auditorías y revisiones sin previo aviso por el personal autorizado del Departamento de Sistemas de la Información. Así como las cuentas de los distintos servicios de comunicación de la empresa (WhatsApp, teléfonos móviles o Discord entre otros).
El correo electrónico es susceptible de ser auditado al tratarse de una herramienta de trabajo. Las claves de cifrado quedan en poder del administrador y pueden utilizarse para comprobar contenidos confidenciales de correos.
La aplicación de correo electrónico permite anexar ficheros a los mensajes electrónicos. Para preservar la seguridad de la información se limita el tamaño de los ficheros que se envíen anexados a los mensajes, con el objeto de controlar la salida de información de los propios sistemas de información.
Los mensajes enviados o recibidos a/desde Internet sufren chequeo de virus por lo que no se garantiza que lleguen a los usuarios. Todo mensaje electrónico en el que se detecten virus será eliminado, ya que podría dañar a los sistemas y por tanto, afectar a la integridad de la información de PLAN FORM.
Todo usuario de correo electrónico debe tener en cuenta que puede recibir mensajes de tipo “caballo de Troya” o con otro tipo de virus informáticos que no hayan sido detectados en el chequeo antivirus de entrada y que podrían dañar la seguridad de los recursos informáticos y de la información, por lo que se aconseja que no lean mensajes de procedencia extraña (dirección remitente desconocida o procedente de una lista de distribución) que podrían llevar enmascarados virus.
La información contenida en las carpetas personales de los usuarios no se borra, siendo el propio usuario el encargado de gestionar esta información.
Debe hacerse uso de la firma electrónica cuando sea necesario para garantizar la autenticidad y la
integridad del correo electrónico. Las personas usuarias deben cumplir las siguientes medidas de seguridad:

a) Guardar el usuario y la contraseña de acceso a la cuenta de correo de forma segura y no facilitarlos a otras personas, ni siquiera a efectos de mantenimiento del sistema.
b) No utilizar una contraseña fácilmente deducible.
c) Bloquear el acceso a la cuenta de correo y el equipamiento informático, en caso de ausentarse del puesto de trabajo durante la jornada.
d) No seguir cadenas de mensajes piramidales.
e) No abrir mensajes sospechosos que puedan provocar daños a PLAN FORM.
f)No enviar, reenviar o responder a mensajes de correo que contengan datos sensibles sin la autorización del responsable.
g)En caso de detectar una incidencia durante el uso del correo electrónico, la persona trabajadora debe ponerlo en conocimiento del responsable de seguridad de manera inmediata.

En caso de ausencia programada superior a 3 días, el titular de la cuenta de correo deberá activar el mensaje de ausencia de oficina para facilitar otra dirección de contacto que garantice la continuidad de la actividad.
La empresa puede cancelar la prestación del servicio de correo en el momento de finalizar la relación contractual con el empleado o cuando el usuario esté haciendo un mal uso de dicho servicio.
Los mensajes pueden analizarse con el fin de determinar si resultan necesarios para la continuidad de la actividad o bien si pueden suprimirse.
Cuando se utilice el correo electrónico facilitado por la empresa fuera del puesto de trabajo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

a)No hacer uso de la opción de guardar la contraseña cuando se utilicen ordenadores de uso compartido.
b)Borrar el historial de navegación y cerrar la sesión, al terminar, siempre que se utilice un ordenador de uso compartido para acceder al correo vía web.
c)Utilizar programas antivirus.
d)Utilizar usuario y contraseña para bloquear los dispositivos móviles desde donde pueda utilizarse el correo electrónico profesional.
e)Emplear mecanismos de encriptamiento del contenido del dispositivo móvil.

No está permitido:

Utilizar la dirección de correo electrónico de PLAN FORM como punto de contacto en comunicaciones interactivas de contacto social o cualquier otro sitio que no tenga que ver con las actividades laborales.
El envío de archivos que contengan extensiones ejecutables
Enviar cadenas de correo, mensajes con contenido religioso, política, racista, sexista o cualquier otro tipo de mensajes que atenten contra la dignidad y la productividad de las personas

El incumplimiento de las normas de esta política, será advertido formalmente por escrito, sin perjuicio de la aplicación, si procede, del régimen disciplinario correspondiente.
Los mensajes y la información contenida en los buzones de correo son propiedad de PLAN FORM.